Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement
Update 2023

Artikel 1
Rechten en verplichtingen van de leden

1. De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding te dragen.
2. Behoudens het gestelde in artikel 4 lid 3 en lid 4, hebben de leden het recht bij alle bijeenkomsten (niet zijnde bestuurs- en/of commissievergaderingen), wedstrijden en/of andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

Artikel 2
Aanmeldingsformulier

1. Via de website www.dvh-tennis.nl kan men het elektronisch inschrijfformulier, met toevoeging van een recente (digitale) pasfoto voor het aanvragen van een KNLTBpas, volledig ingevuld opsturen naar de ledenadministratie via [email protected]
2. Niet volledig ingevulde inschrijfformulieren mogen door de ledenadministratie geweigerd worden.
3. In verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten worden de bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens door de vereniging opgenomen in het ledenbestand.
4. De leden zijn verplicht adreswijzigingen en/of wijzigingen in e-mailadres(sen) ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.
5. De vereniging is verplicht de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar te maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens aan de KNLTB te verstrekken in verband met de aanmelding als lid.

Artikel 3
Contributies en bijdragen

1. Leden, en donateurs zijn gehouden tot betaling van een jaarlijkse, door de algemene ledenvergadering nader vast te stellen, contributie/bijdrage.
2. De door de leden en donateurs te betalen contributie/bijdrage wordt door middel van automatische incasso geïnd.
3. De jaarlijkse contributie dient voor 1 april van elk verenigingsjaar te zijn voldaan.
4. Zolang het lid zijn contributie niet heeft voldaan is hij niet speelgerechtigd.
5. Indien een lid niet tijdig aan zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging voldoet, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
6. Naast de contributie van het eerste lidmaatschapsjaar, zijn nieuwe leden gehouden tot betaling van een eenmalig entreegeld. De hoogte van het entreegeld wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld. Dit geldt tevens voor nieuwe leden die al eerder lid zijn geweest van de vereniging.

Artikel 4
Opzegging, ontzetting, niet-toelating, schorsing en beroep

1. Opzegging namens de vereniging en ontzetting (royement) uit het lidmaatschap en het donateurschap geschiedt door het bestuur.
2. Opzegging door de betrokkene of door de vereniging kan slechts schriftelijk geschieden met inachtneming van een opzeggingstermijn van één (1) maand tegen het einde van elk kalenderjaar, dus uiterlijk 30 november voorafgaand aan het jaar van opzegging.
3. Indien opzegging van het lidmaatschap door een lid niet conform sub 2 van dit artikel is geschied, zal het lidmaatschap automatisch met één (1) jaar worden verlengd.
4. Indien een lid gedurende het lidmaatschap onverwacht voor een bepaalde periode niet kan tennissen (blessure), kan betrokkene geen aanspraak maken op (gedeeltelijke) restitutie van de contributie.
5. Het bestuur is gerechtigd leden te schorsen voor een periode van maximaal vier (4) weken.
6. Het bestuur is gerechtigd leden uit te sluiten van een of meer clubactiviteiten voor zolang het bestuur dit nodig acht, waarbij uiterlijk na zes (6) maanden een heroverweging plaats vindt.
7. De betrokkene kan tegen een besluit van het bestuur:
   • tot niet-toelating tot het lidmaatschap van de vereniging
   • tot opzegging van het lidmaatschap van de vereniging
   • tot ontzetting
   • tot schorsing als lid of als donateur
   • tot uitsluiting van een of meer clubactiviteiten
   beroep aantekenen bij de algemene ledenvergadering.
8. Van een desbetreffend besluit als bedoeld in lid 1 t/m 4 van dit artikel wordt de betrokkene binnen veertien (14) dagen nadien door het bestuur schriftelijk in kennis gesteld dit met opgave van de reden.
9. Het beroep dient binnen één (1) maand na de ontvangst van de desbetreffende kennisgeving schriftelijk bij de algemene ledenvergadering, door toezending aan de secretaris van het bestuur, te worden ingesteld.
10. Het lid, dan wel de donateur is gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep geschorst dan wel uitgesloten van bepaalde clubactiviteiten.
11. De algemene ledenvergadering kan een commissie instellen tot onderzoek en advies inzake het beroep en de gronden waarop de niet-toelating, opzegging of ontzetting, de schorsing dan wel uitsluiting heeft berust.

Artikel 5
Benoeming bestuursleden

1. Elke voordracht voor de benoeming van een bestuurslid bevat de naam of de namen van een of meer personen.
2. Tot het doen van een voordracht voor benoeming als bestuurslid zijn bevoegd het bestuur, ieder lid van de vereniging of de algemene ledenvergadering.
3. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de algemene ledenvergadering medegedeeld.
4. Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf (5) seniorleden of ereleden.
5. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
6. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van het bestuur van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven (7) dagen voor de algemene ledenvergadering.

Artikel 6
Verplichtingen van het bestuur

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welke gebruik korter dan één (1) jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één (1) week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven (7) jaar bewaard.

Artikel 7
Bestuursfuncties

1. De voorzitter coördineert de taken en werkzaamheden van de leden van het bestuur,geeft leiding aan de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering en treedt op als eerste afgevaardigde van de vereniging in de ledenraad van de KPVN.
2. De secretaris draagt zorg voor de notulering van de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering; hij is verantwoordelijk voor de correspondentie en verdere bescheiden en voor het archief.
3. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beheer, de boekhouding en de archivering van de financiële bescheiden van alle financiële zaken de vereniging betreffende.
4. De overige bestuursleden zijn belast met het organiseren en eventueel ook het uitvoeren van de algemene verenigingsactiviteiten.

Artikel 8
Bestuursvergadering/Bestuursbesluiten

1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie (3) bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
2. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering.
3. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie (3) bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig (28) dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
4. Bestuursbesluiten worden met een meerderheid van stemmen genomen.
5. Voor het rechtsgeldig nemen van een besluit dient tenminste de helft van het aantal bestuursleden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd te zijn.
6. Van het in elke bestuursvergadering verhandelde worden notulen gehouden, die niet openbaar behoeven te worden gemaakt.
7. Het bestuur kan ook buiten de bestuursvergadering rechtsgeldig besluiten nemen, mits alle bestuursleden zich schriftelijk over het voorstel uitspreken en het besluit eenstemmig wordt genomen. Een dergelijk besluit wordt vermeld in de notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering.

Artikel 9
Rooster van aftreden bestuur

1. Het bestuur houdt een rooster van aftreden bij voor de leden van het bestuur.
2. In het rooster wordt, voor elk bestuurslid afzonderlijk, de zittingsduur vastgesteld.
3. Deze zittingsduur bedraagt ten hoogste twee (2) jaar. De aftredende leden zijn terstond herkiesbaar.
4. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene ledenvergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
5. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 10
Commissies

1. De algemene ledenvergadering kan één (1) of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
2. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd.
3. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.
4. De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 10, lid 4 van de Statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
5. De commissie, als bedoeld in artikel 10, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee (2) leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één (1) jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
6. Commissies dienen hun werkzaamheden tijdig aan te vangen en regelmatig voort te zetten; zij brengen van hun werkzaamheden verslag uit aan het bestuur of de algemene ledenvergadering, al naar mate deze door het bestuur of de algemene ledenvergadering werden ingesteld.
7. Zij brengen hetzij uit eigen beweging, hetzij op verzoek van het bestuur, een verslag uit.
8. Commissies kiezen in overleg met het bestuur hun eigen voorzitter en hun eigen secretaris; tenzij de algemene ledenvergadering anders bepaalt.
9. Commissies hebben geen bevoegdheid de vereniging te vertegenwoordigen, en kunnen noodzakelijke kosten maken of uitgaven doen voor zover dat door de penningmeester is toegestaan.
10. Commissies worden geacht te zijn ontbonden nadat het eindverslag van de commissie is aanvaard door het orgaan dat ze heeft ingesteld of nadat twee jaren zijn verlopen nadat ze zijn ingesteld, ook wanneer geen verslag is uitgebracht, behoudens verlenging van de duur van hun werkzaamheden door dat orgaan.

Artikel 11
Algemene Ledenvergadering

1. De oproeping tot een algemene ledenvergadering geschiedt op de in artikel 12, lid 1 der statuten bedoelde wijze.
2. De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven (7) dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf (5) leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al wat de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
3. Alle op de agenda van een algemene ledenvergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier (4) andere leden.
4. Van het verhandelde in elke algemene ledenvergadering worden door de secretaris, of een ander door de voorzitter daartoe aangewezen persoon, notulen gemaakt en door de algemene ledenvergadering geaccordeerd.
5. Alle stemmingen geschieden met hand op steken, tenzij de voorzitter een schriftelijk stemming gewenst acht of een der stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt.
6. Wanneer schriftelijke stemming plaatsvindt, benoemt de voorzitter van de vergadering een stembureau, bestaande uit drie van de aanwezige stemgerechtigde leden.
7. De taak van het stembureau is:
   a. constatering van de stemgerechtigheid der aanwezigen;
   b. de zorg voor het uitreiken van een stembriefje aan elke stemgerechtigde;
   c. het in ontvangst nemen van de stembriefjes;
   d. het maken van proces-verbaal van de stemming.
   Het stembureau krijgt inzage van de presentielijst van de desbetreffende vergadering.
8. Stembriefjes zijn ongeldig:
   a. indien zij ondertekend zijn of buiten de vereiste aanduiding enig andere aanduiding of mededeling bevatten;
   b. als ze niet behoorlijk zijn ingevuld.
   Blanco stembriefjes zijn toegestaan, maar tellen niet mee ter bepaling van enige meerderheid.
9. Terstond na het opnemen der stemmen maakt de voorzitter bekend:
   a. hoeveel stemmen zijn uitgebracht;
   b. hoeveel stemmen ongeldig zijn;
   c. bij stemming over personen, hoeveel stemmen op elke persoon zijn uitgebracht;
   d. wie gekozen is of tussen wie herstemming moet plaatsvinden;
   e. Bij stemming over zaken, hoeveel stemmen voor het voorstel zijn uitgebracht en hoeveel tegen.
10. Een stemming is nietig, indien het aantal uitgebrachte stemmen niet overeenstemt met het aantal aanwezige stemgerechtigde leden, ingeval dit op de uitslag der stemming van invloed zou zijn geweest.
11. Het stembureau beslist in alle kwesties over de geldigheid van een uitgebrachte stem.

Artikel 12
Bardienstverplichting

1. De vereniging heeft de bar in eigen beheer.
2. Alle leden die kunnen tennissen in beginsel verplicht tot het vervullen van twee (2), en competitiespelers tot drie (3) bardiensten per seizoen waartoe ook alternatieve diensten zoals afwasdienst of glazenspoeldienst of gerekend kunnen worden (deze vormen van bardienst zijn als keuzeoptie in de ‘bardienstplanner’ opgenomen).
3. Indien een lid kiest voor alternatieve bardiensten die korter zijn dan een reguliere bardienst, moet mogelijk op meer diensten worden ingeschreven om aan de bardienstverplichting te voldoen,
4. Uitgezonderd van bardienst zijn ereleden, juniorleden, donateurs en leden van 85 jaar en ouder, onder de voorwaarde dat de leeftijd van 85 jaar voor 1 april (van elk jaar, zijnde de aanvangsdatum van het tennisseizoen) dient te zijn bereikt.
5. Aan leden die de bardienstplicht niet willen vervullen, wordt de mogelijkheid geboden betreffende bardienstplicht af te kopen tegen een bedrag van € 60,00 per seizoen; Voor leden die ook competitie spelen bedraagt het afkoopbedrag € 90,00 per seizoen.
6. Als alternatief voor de bardienstplicht kunnen leden in het onderhoudsteam (minimale tijdsinspanning 9 uur per seizoen) van de Commissie Park- en Clubhuisbeheer plaatsnemen;
7. Voor leden van 75 jaar en ouder, onder de voorwaarde dat de leeftijd van 75 jaar voor 1 april (van elk jaar, zijnde de aanvangsdatum van het tennisseizoen) dient te zijn bereikt, bestaat er een vrijwillige leeftijdsvrijstelling voor  bardienstplicht.
8. Indien betreffende leden van deze vrijstelling gebruik willen maken, zal daar, naast het reguliere contributiebedrag, een extra bedrag van € 35,00 per seizoen tegenover staan.
9. Het bestuur behoudt zich het recht voor om, in bijzondere gevallen, een lid vrij te stellen van bardienst zonder voorwaarde van afkoop. Leden die hiervoor in aanmerking willen komen, kunnen hun situatie ter beoordeling voorleggen aan het bestuur.
10. Inschrijving voor een bardienst verloopt via de barplanner.
11. De tijden van de diensten worden door de barcommissie bepaald tijdens de openingsuren van de vereniging. Een bardienst duurt in het algemeen 3 ½ uur.
12. Alle leden ontvangen in de loop van februari/maart een oproep om hun jaarlijkse bardiensten of vervangende diensten die worden aangeboden in te vullen in de bardienstplanner.
13. Leden die niet bereid zijn tot het inschrijven voor de verplichte bardiensten (of vervangende diensten), kunnen de barcommissie via [email protected] daarover informeren.
14. Indien de bardienstplicht niet is afgekocht en na afloop van het seizoen blijkt dat er leden zijn die niet het vereiste aantal bardiensten (of alternatieve diensten) hebben vervuld, zal aan betreffende leden € 150,00 in rekening worden gebracht en automatisch worden geïncasseerd.
15. Voor de in lid 6 genoemde leden is dit bedrag vastgesteld op € 35,00.
16. De inkomsten uit het afkopen van bardiensten zullen door het bestuur worden aangewend ten behoeve van de bar en indien noodzakelijk voor het inhuren van mensen voor moeilijk in te vullen bardiensten.
17. Het bestuur behoudt zich het recht voor om het afkopen van de bardiensten terug te draaien indien blijkt dat het aantal leden dat hiervan gebruikt maakt dusdanig groot is/wordt dat het volledig bemensen van de bardiensten gedurende het tennisseizoen in gevaar dreigt te komen.
18. Indien een lid zonder afmelding niet voor een bardienst komt opdagen dan wel bij verhindering niet tijdig voor vervanging heeft gezorgd, zal aan het desbetreffende lid via automatische incasso een bedrag van € 30,00 in rekening worden gebracht; tevens blijft de verplichting staan om voor het einde van betreffende seizoen een vervangende bardienst te vervullen.

Artikel 13
Park- en afschrijfreglement

1. Het bestuur draagt ervoor zorg dat een park- en afschrijfreglement op het tennispark en/of de website aanwezig is, zodanig zichtbaar, dat elk lid geacht kan worden daarvan kennis te nemen, te handelen en zich te gedragen volgens het gestelde reglement.
2. Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op betreffend lid worden verhaald.
3. Het bedrag als bedoeld in artikel 9, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op € 5.000,00.

Artikel 14
Slotbepalingen
Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging.